Dacă ești în căutarea unui exemplu concret care să te ajute să structurezi propriul tău plan de afaceri, acest model complet te va ghida pas cu pas. Am construit un scenariu realist pentru o cafenea de specialitate, incluzând toate elementele-cheie: de la rezumatul executiv și analiza pieței, până la strategia de marketing și proiecțiile financiare. Acest exemplu poate fi adaptat cu ușurință pentru orice business similar din domeniul HoReCa.
Rezumat executiv
Nume afacere: Luna Coffee & Stories
Locație: Brașov, zona centrală (str. Mureșenilor)
Tip afacere: Cafenea de specialitate cu produse artizanale, atmosferă literară și evenimente tematice
Obiectiv: Deschiderea unei cafenele independente în centrul Brașovului, care să combine cafeaua de specialitate cu o experiență culturală unică – lectură, socializare, mini-evenimente. Planul urmărește atragerea unei finanțări de 35.000 euro pentru amenajare, echipamente și capital de lucru pentru primele 6 luni.
Misiunea: Să oferim o experiență autentică, caldă și memorabilă, într-un spațiu în care cafeaua bună întâlnește conversațiile cu sens și cărțile preferate.
Viziunea: Să devenim cafeneaua-reper pentru iubitorii de cafea și cultură din Brașov, extinzând conceptul în 3 ani în alte două orașe culturale (Sibiu, Cluj-Napoca).
Puncte forte:
- Cafea de origine unică, provenită din micro-ferme sustenabile
- Atmosferă gândită pentru citit, scris și întâlniri culturale
- Colaborări cu autori locali, artiști, mici producători artizanali
Model de venituri: Vânzare de băuturi (60%), gustări artizanale (25%), produse de tip retail (cafea la pachet, căni personalizate – 10%), evenimente (5%)
Finanțare necesară: 35.000 euro – compusă din investiție personală (10.000 euro) și sprijin extern (grant sau parteneriat/investitor)
Proiecție pe 3 ani: Rentabilitate operațională estimată în luna 13, cu o marjă de profit net de 15% până la finalul anului 2.
Descrierea afacerii
Contextul afacerii
Luna Coffee & Stories este o cafenea independentă de tip „third wave coffee”, ce va funcționa în centrul Brașovului – un oraș cu o comunitate activă de tineri profesioniști, studenți, freelanceri și turiști în căutare de experiențe autentice. Afacerea va oferi cafea de origine, servită într-un spațiu cald, cu decor boem, inspirație literară și o atmosferă care încurajează creativitatea, relaxarea și dialogul.
Ideea a pornit din pasiunea fondatoarei pentru cultura cafelei și spațiile de socializare culturală. După o experiență de 4 ani în marketing și evenimente culturale, ea a decis să creeze un loc care să îmbine ambele dimensiuni – gustul excelent al cafelei și apartenența la o comunitate.
Forma juridică
Afacerea va funcționa sub forma unui SRL înregistrat în România, cu asociat unic, 100% capital românesc. Firma este în curs de înființare și urmează să obțină autorizațiile de funcționare, inclusiv avizele sanitare, PSI și de mediu.
Misiunea și valorile
Misiunea: să oferim o experiență caldă și autentică în jurul cafelei și al culturii, pentru oameni care caută mai mult decât un loc unde să bea ceva.
Valori fundamentale:
- Calitate fără compromis – selectăm cu grijă fiecare origine de cafea și fiecare ingredient
- Respect pentru oameni și mediu – ne aprovizionăm responsabil și sprijinim economia locală
- Cultură & comunitate – încurajăm lectura, dialogul și expresia creativă în toate formele ei
Obiective strategice
- Lansarea cafenelei în luna octombrie 2025
- Atingerea pragului de rentabilitate în termen de 12 luni
- Construirea unei comunități active de minimum 500 de clienți lunari recurenți
- Realizarea a minimum 2 evenimente/lună (lansări de carte, cluburi de lectură, seri de poezie)
- Crearea unei game proprii de produse pentru acasă (până la finalul anului 2)
Poziționare pe piață
Luna Coffee & Stories nu este doar o cafenea, ci o experiență. Nu intră în competiție directă cu lanțurile de tip fast-coffee, ci se adresează unui public nișat, care apreciază:
- calitatea preparării
- atmosfera prietenoasă, necomercială
- componenta culturală și artistică a spațiului
Locația va fi aleasă strategic în apropierea zonelor pietonale și a librăriilor centrale, în proximitatea universităților și a spațiilor de coworking, cu acces ușor atât pentru localnici, cât și pentru turiști.
Analiza pieței
Dimensiunea pieței locale și tendințe
În ultimii ani, piața cafenelelor de specialitate din România a cunoscut o creștere constantă, atât în orașele mari, cât și în centrele turistice precum Brașov. Conform datelor din 2024 (sursa: ZF/Statista), peste 60% dintre tinerii urbani frecventează cafenelele cel puțin o dată pe săptămână, iar 1 din 4 preferă locațiile independente cu atmosferă prietenoasă în detrimentul lanțurilor comerciale.
Se estimează că în Brașov funcționează în prezent aproximativ 70–90 de cafenele, dintre care sub 20 sunt cafenele de specialitate sau de tip „third wave”. Aceasta reprezintă o oportunitate clară de diferențiere, mai ales într-o zonă centrală cu potențial turistic ridicat și densitate mare de spații culturale și educaționale.
Publicul țintă
Luna Coffee & Stories se adresează unui segment bine definit:
- tineri profesioniști (25–40 ani) – freelance, IT, creație, comunicare, marketing
- studenți și cadre universitare – aflați în căutarea unui spațiu relaxant, potrivit pentru studiu sau discuții
- localnici activi cultural și turiști urbani – persoane care apreciază spațiile necomerciale, atmosfera artistică și produsele artizanale
Majoritatea clienților noștri ideali au venituri medii spre peste medie, sunt familiarizați cu conceptele de sustenabilitate, educație culturală și lifestyle sănătos. Prețul nu este principalul criteriu de alegere – ci calitatea, autenticitatea și atmosfera.
Analiza comportamentului consumatorilor
Datele de piață indică o tendință clară: clienții caută mai mult decât cafea – vor experiență, interacțiune, ambianță. De asemenea:
- clienții rămân în medie 45–90 minute într-o cafenea de tip slow
- 1 din 3 clienți comandă și un produs complementar (gustare, desert, produs la pachet)
- 80% dintre clienții fideli sunt recrutați prin recomandare sau social media
Concurența locală
În zona vizată (centrul Brașovului), concurența directă este reprezentată de 5–6 cafenele de specialitate:
- unele axate strict pe cafea (fără spațiu de stat sau evenimente)
- altele concentrate pe segmentul take-away sau coffee-to-go
- câteva cu spații de coworking sau galerie de artă
Avantajul nostru competitiv constă în integrarea componentelor culturale și de comunitate. Luna Coffee & Stories va oferi un spațiu confortabil pentru citit, scris, discutat – cu design inspirat din librăriile europene, colțuri de relaxare, rafturi de cărți disponibile, plus un calendar lunar de evenimente literare și artistice.
Oportunități de creștere
- extinderea liniei de produse proprii (cafea la pachet, căni de autor, mici obiecte artizanale)
- colaborări cu librării, tipografii și autori locali pentru evenimente tematice
- servicii de catering de cafea artizanală pentru evenimente mici
- dezvoltarea unei prezențe online puternice și lansarea unui blog/editorial propriu
Descrierea produselor și serviciilor
Produsele principale: cafeaua de specialitate
Pilonul central al Luna Coffee & Stories este cafeaua de origine unică, provenită de la micro-ferme sustenabile, atent selecționate. Vom colabora cu importatori locali recunoscuți pentru trasabilitate și calitate, iar meniul va include:
- espresso clasic și dublu
- cappuccino, flat white, latte artizanal
- filtru V60, aeropress și cold brew
- ediții limitate de cafea de origine (în funcție de sezon)
Fiecare cafea va fi servită cu o notă de degustare, oferind informații despre regiune, fermier, altitudine și profil aromatic – contribuind astfel la educația gustului clientului.
Produse complementare
Pentru a completa experiența senzorială și a crește valoarea medie a comenzii, meniul va include și:
- gustări artizanale: biscuiți cu lavandă, banana bread, mini-quiche-uri, croissante cu unt franțuzesc
- produse vegane și fără gluten: opțiuni realizate în colaborare cu brutării locale
- ceaiuri de plante, infuzii și kombucha
- limonadă de casă, ciocolată caldă artizanală
Toate produsele vor fi servite în prezentări minimaliste, dar elegante, cu focus pe calitate și sustenabilitate (ambalaje compostabile pentru produsele la pachet).
Produse de tip retail
Pentru a genera venituri suplimentare și a prelungi relația cu clientul și dincolo de vizita în cafenea, vor exista și produse de tip retail, precum:
- pachete de cafea măcinată și boabe (propria etichetă)
- cărți tematice și reviste culturale în regim consignație
- obiecte de papetărie: jurnale, semne de carte, ilustrații de autor
- cănile “Luna” – realizate manual de artiști ceramiști locali
Servicii oferite
Pe lângă servirea zilnică de băuturi și gustări, Luna Coffee & Stories va oferi servicii complementare care întăresc poziționarea de brand:
Spațiu pentru întâlniri și lucru
Clienții vor putea folosi zonele de lucru individuale sau mesele comune pentru sesiuni de studiu, coworking sau întâlniri informale. Accesul va fi liber, cu internet de mare viteză, prize și iluminat ambiental.
Evenimente culturale și comunitare
În fiecare lună vor fi organizate 2–4 evenimente, precum:
- lansări de carte și sesiuni de lectură
- cluburi de carte și cercuri de scriere creativă
- seri de poezie, jazz acustic sau expoziții de artă locală
- întâlniri tematice cu invitați (scriitori, activiști, artizani)
Evenimentele vor contribui la loializarea clienților și la atragerea unui public nou, cultivând sentimentul de apartenență la comunitatea Luna.
Livrare și comenzi personalizate
Pe termen mediu, se va introduce opțiunea de comandă online pentru:
- cafea la pachet (livrare locală prin parteneri)
- abonamente lunare pentru acasă (ex: “Cana de dimineață” – cafea + mic dejun dulce)
- cutii-cadou personalizate (ex: “Pachetul cititorului” – cafea + carte + semn de carte)
Strategia de marketing și vânzări
Poziționare de brand
Luna Coffee & Stories se poziționează ca o cafenea cu personalitate, adresată publicului educat și creativ, care caută o atmosferă caldă, autentică și relaxantă. Brandul va pune accent pe:
- experiența completă, nu doar pe produs
- atenția la detalii și sustenabilitate
- interacțiunea culturală (nu doar comercială)
- fidelizarea pe termen lung a unei comunități locale
Sloganul propus: „Cafea cu povești. Și cu sens.”
Obiective de marketing (anul 1)
- Atragerea a 300 de clienți unici/lună în primele 3 luni
- Creșterea bazei de clienți recurenți la 500/lună până la finalul anului
- Dezvoltarea unei comunități online de 3.000 de urmăritori activi pe Instagram și Facebook
- Organizarea a cel puțin 24 de evenimente culturale în primul an
- Obținerea unei medii de 4,8+ pe Google Maps și TripAdvisor
Canale de promovare
1. Social Media (Instagram & Facebook)
Canal principal de comunicare vizuală și de storytelling. Postări planificate:
- imagini și povești despre cafea
- detalii despre evenimente
- prezentarea echipei, a clienților, a furnizorilor
- conținut de tip „behind the scenes”
Strategia: accent pe autenticitate și interacțiune organică. Frecvență: minimum 4 postări/săptămână.
2. Google My Business și SEO local
Optimizarea profilului pe Google, includerea cuvintelor cheie relevante: cafenea de specialitate Brașov, cafea de origine Brașov, cafenea cu atmosferă relaxantă, etc.
Strategia: recenzii active, fotografii de calitate, actualizări frecvente.
3. Colaborări locale
- librării, galerii de artă, edituri independente
- hoteluri și pensiuni (recomandări incluse în broșuri și hărți)
- restaurante slow food și producători artizanali
Strategia: promovare reciprocă și evenimente comune.
4. Marketing prin evenimente
Fiecare eveniment găzduit devine un instrument de promovare:
- lansări de carte → aduc public nou
- seri tematice → fidelizează clienții
- workshop-uri → generează word of mouth
Strategia: parteneriate cu ONG-uri culturale, invitați locali, promovare cross-platform.
5. Newsletter lunar
Trimis comunității cu noutăți, recomandări de lectură, evenimente viitoare și mici oferte dedicate (ex: o cafea gratuită de ziua ta). Serviciu folosit: MailerLite sau Substack.
Strategia: 1 e-mail/lună + creșterea organică a bazei de abonați în cafenea și pe site.
Strategia de vânzări
- Upselling prin recomandări personalizate (ex: „doriți biscuiți artizanali cu ceaiul?”)
- Vânzarea de produse de tip retail (la casă și pe rafturi vizibile)
- Abonamente pentru clienți fideli (5 cafele = a 6-a gratuită, pachete lunare cu cafea)
- Carduri cadou și pachete corporate pentru firme locale
Obiectiv financiar de vânzări:
Valoare medie a comenzii vizată – 20–25 lei/client
Target lună 1 – 6.000 lei venituri
Target lună 12 – 20.000+ lei venituri/lună
Plan operațional și echipă
Funcționare zilnică
Luna Coffee & Stories va funcționa 7 zile pe săptămână, între orele 08:00 – 21:00, cu o rotație clară a personalului pentru a asigura o experiență constantă, fără compromisuri în calitate.
Spațiul comercial
- Suprafață estimată: 60–80 mp
- Zonare interioară: spațiu deschis cu 5–6 mese, colț de citit cu fotolii, bar deschis spre client
- Capacitate: 20–25 locuri interior + 6–8 locuri exterior (pe timpul sezonului cald)
- Dotări: espressor profesional, râșnițe, aparat de filtrare, frigider, cuptor mic, POS, sistem de iluminat ambiental, rafturi de produse și cărți
Procesul de aprovizionare
Aprovizionarea cu cafea de specialitate se va face bilunar, de la un furnizor național cu origine trasabilă (Etiopia, Kenya, Guatemala, Columbia – în funcție de sezon). Produsele complementare (gustări, deserturi, ceaiuri) vor fi achiziționate de la mici producători locali, cu contracte de livrare stabilite pentru 1–3 zile/săptămână.
Procese zilnice
- deschiderea și testarea echipamentelor
- pregătirea spațiului, igienizare
- prăjirea sau încălzirea produselor de patiserie
- managementul stocurilor și recepție marfă
- pregătirea comenzilor și servirea clienților
- monitorizarea ambianței și interacțiunea activă cu clienții
- evenimente – în afara orelor de vârf, cu personal dedicat
Personalul
1. Fondator / Administrator (full-time)
- responsabil de concept, colaborări, strategii și comunicare
- coordonarea echipei, recrutare, training
2. Barista principal (full-time)
- responsabil cu prepararea băuturilor
- cunoașterea detaliată a cafelei și tehnicilor de extracție
- interacțiune directă cu clienții, educarea gustului
3. Barista secundar / ospătar (part-time)
- susține barista principal în orele de vârf
- ajută la servire, igienizare, menținerea atmosferei
4. Persoană responsabilă de comunicare (colaborare freelance)
- crearea de conținut vizual și text pentru social media
- actualizarea site-ului și gestionarea newsletterului
- promovarea evenimentelor
Personalul va beneficia de training intern și sesiuni lunare de perfecționare, inclusiv de la specialiști în cafea (cu care fondatoarea a stabilit deja contacte).
Parteneriate strategice
- cu furnizori locali – brutării, ceainării, librării
- cu artiști locali – pentru evenimente, ilustrații, produse artizanale
Flux de lucru și organizare
Un software POS cu funcție de gestiune stocuri și vânzări va fi utilizat pentru urmărirea performanței și ajustarea comenzilor. Stocurile vor fi verificate zilnic, iar raportările financiare vor fi făcute săptămânal, pentru eficiență și ajustare rapidă a strategiei.
7. Plan financiar
Investiție inițială
| Categorie | Cost estimat (€) |
|---|---|
| Amenajare spațiu (design + mobilier) | 12.000 |
| Echipamente (espressor, râșniță, frigider, POS) | 9.000 |
| Marfă inițială + provizii | 2.500 |
| Licențe, autorizații, consultanță | 1.000 |
| Marketing inițial + website | 1.500 |
| Capital de rulaj (6 luni) | 9.000 |
| Total investiție inițială | 35.000 € |
Structura finanțării
- Capital propriu: 10.000 €
- Finanțare externă necesară: 25.000 € (prin grant, investitor sau credit startup)
Proiecții financiare – Anul 1
Estimări lunare (medie)
| Indicator | Luna 1–3 | Luna 4–6 | Luna 7–12 |
|---|---|---|---|
| Clienți/zi | 15 | 25 | 40 |
| Valoare medie comandă | 22 lei | 24 lei | 25 lei |
| Venituri lunare (lei) | 9.900 | 18.000 | 30.000 |
| Cheltuieli lunare | 11.000 | 13.000 | 15.000 |
| Profit / Pierdere | -1.100 | +5.000 | +15.000 |
Proiecțiile au fost construite pe un model de creștere treptată și realistă, bazată pe experiența altor cafenele locale și studiul de comportament al consumatorilor.
Punctul de break-even (pragul de rentabilitate)
- Estimat la luna 11, în condițiile menținerii unei marje brute de 65% și a unui control strict al cheltuielilor fixe.
- Pragul lunar de rentabilitate: aproximativ 18.000 lei venituri/lună.
Proiecții anuale – Primii 3 ani
| Anul | Venituri | Cheltuieli | Profit net estimat |
|---|---|---|---|
| Anul 1 | 210.000 lei | 180.000 lei | 30.000 lei |
| Anul 2 | 320.000 lei | 260.000 lei | 60.000 lei |
| Anul 3 | 450.000 lei | 360.000 lei | 90.000 lei |
Odată cu fidelizarea clientelei și dezvoltarea liniei de produse proprii, se estimează o creștere sănătoasă, susținută în principal de clienți recurenți și evenimente tematice.
Strategii financiare pentru sustenabilitate
- reinvestirea a 50% din profit în dezvoltarea liniei de retail
- optimizarea stocurilor prin parteneriate directe cu producători
- integrarea unui program de abonamente pentru venituri recurente
- atragerea unui grant pentru extinderea spațiului (anul 3)
Încheiere
Planul financiar arată că Luna Coffee & Stories nu este doar o idee cu potențial creativ, ci și o afacere sustenabilă, realistă și scalabilă. Printr-o combinație echilibrată între pasiune, strategie și comunitate, cafeneaua poate deveni în câțiva ani un reper cultural și antreprenorial în inima Brașovului.
