Comunicarea eficientă și îmbunătățirea constantă a abilităților de comunicare sunt două puncte esențiale pentru succesul oricărei organizații sau echipe. Indiferent de dimensiunea sau scopul echipei, abilitatea de a comunica eficient și clar face diferența dintre succes și eșec. Un mesaj transmis corect poate economisi timp, resurse și poate elimina numeroasele neînțelegeri care pot apărea în cadrul unei echipe. Într-o lume în care tehnologia și mediul de lucru evoluează într-un ritm rapid, adaptabilitatea și înțelegerea sunt mai valoroase ca niciodată. În acest articol, vom detalia 5 metode esențiale pentru a asigura o comunicare eficientă în cadrul echipei, contribuind la atingerea obiectivelor comune și la creșterea productivității.

Începem prin a elabora cele mai folosite metode de comunicare din cadrul unei organizații și înțelegem care este scopul lor.

7 metode uzuale de comunicare în cadrul unei companii

• Comunicarea de tip leadership

Frecvent, liderii aleg să comunice cu echipele lor într-o manieră unidirecțională. Această abordare are în general scopul de a informa sau de a aduce la cunoștință,informații relevante dar ce nu necesită dezbatere, referitor la o nouă politică a companiei sau o reorientare strategică. De asemenea, liderii utilizează comunicarea nu doar pentru a convinge, ci și pentru a stimula și a inspira angajamentul. Adesea, ei aleg să transmită mesaje prin povești captivante, mai degrabă decât prin prezentări de date.

• Comunicare în sens ascendent

Comunicarea nu se face doar în direcția subordonații – managerii lor, ci și managerii (sau ceilalți membrii ai echipei) resimt nevoia de a se adresa superiorii sau altor lideri din afara liniei lor ierarhice. Astfel de interacțiuni pot fi materializate prin intermediul memo-urilor/emailurilor, rapoartelor sau în cadrul unor ședințe stabilite anterior. Indiferent de mijlocul ales, aceste comunicări necesită o abordare mai formală.

• Update-uri

Deși sunt adesea scurte și la obiect, update-urile nu reprezintă întotdeauna un instrument puternic de comunicare. Este indicat să apelați la un instrument de tracking sau un dashboard vizual pentru a întări mesajul și să oferiți comentarii, orale sau scrise, pentru a scoate în evidență elementele importante – de regulă, task-urile care necesită acțiune sau angajament ulterior din partea destinatarilor. Acesta ar putea include evenimente neașteptate, provocări, riscuri potențiale, precum și succesuri.

• Prezentări

Aceste evenimente formale de comunicare au tendința de a capta cea mai mare parte a atenției, și pe bună dreptate. Prezentările sunt instrumente de comunicare destinate, de obicei, unui public mai larg și cu mize mai ridicate. Au scopuri precum informarea, influențarea și persuasiunea. Dezavantajul lor constă în teama majorității de a vorbi în public, iar seriile de tip TED sau I Love Failure au crescut mult miza vorbitului în public, deoarece oamenii se așteaptă nu doar la informație ci și la divertisment.

• Meetings

Indiferent de dimensiunea lor, întâlnirile constituie un element esențial al strategiei de comunicare internă a unui loc de muncă. Sunt unul dintre tipurile de comunicare cel mai puțin înțelese și cel mai des suprautilizate. Întâlnirile eficiente creează o sinergie între echipe și transmit rapid informații care ar avea un mare potențial de a fi înțelese greșit într-un alt format (precum emailul). Cele mai bune întâlniri sunt extrem de colaborative și lasă participanții simțindu-se energizați, nu epuizați.

• Comunicarea cu clienții

Comunicarea cu clienții poate acoperi întreaga gamă menționată anterior, de la comunicări ocazionale până la interacțiuni față în față, virtuale, orale sau scrise, formale sau spontane. În general, toate aspectele comunicării dintre angajați sunt și mai relevante când vine vorba de clienți. Fii conștient și organizează-ți mesajele astfel încât să oferi ceea ce clientul tău are nevoie, în maniera pe care o preferă, creând astfel o impresie pozitivă pentru companie și produs.

• Interacțiuni informale

Comunicările informale cuprind email-urile și conversațiile în care ești implicat în mod constant: solicitări, cereri de informații, răspunsuri la solicitări, oferirea sau primirea de sprijin și îndrumare. Pe lângă avansarea activităților organizației, aceste comunicări informale au și obiective secundare, precum formarea de legături sociale, consolidarea culturii organizaționale, stabilirea încrederii și identificarea punctelor comune.

De ce este Comunicarea Importantă la Locul de Muncă?

Comunicare eficientă se numără printre cele mai eficiente metode de asigure că fiecare membru al echipei înțelege ce i se cere. Nu doar că menține pe toată lumea orientată către companie și obiectivele sale generale, dar contribuie și la construirea încrederii, creând un mediu de lucru mai plăcut.

Orice membru al echipei manageriale a unei organizații ar trebui să înțeleagă cât de crucială este comunicarea – și în mod special ascultarea angajaților. Fiecare persoană din afacerea ta este pe statul de plată pentru că aduce valoare locului de muncă. Dacă nu primesc informații în mod eficient sau sunt confuzi în ceea ce privește rolul lor, nu doar că aptitudinile nu le sunt valorificate la maxim, dar aceștia sunt susceptibili să devină dezinteresați.

Atunci când comunicarea în cadrul locului de muncă nu funcționează corespunzător, poate cauza confuzie, frustrare și un deficit de încredere între diferitele niveluri ale organizației. În cele mai grave cazuri, competențe slabe de comunicare pot rezulta în creșterea fluctuației de personal, absenteism și un nivel mai scăzut al satisfacției clienților. Asigurarea clarității pe toate canalele de comunicare este esențială pentru o afacere, indiferent de scara la care operezi.

Cum se poate îmbunătăți comunicarea la locul de muncă?

Din fericire există nenumărate metode prin care se poate îmbunătăți comunicarea în cadrul organizației, fără a necesita investiții mari de timp sau bani. Unele abordări se axează pe îmbunătățirea modului în care informațiile sunt comunicate în mod eficient și implementarea unor procese mai formale, în timp ce altele pun accentul pe crearea unui mediu care încurajează oamenii să comunice mai deschis.

1. Alocați timp pentru întâlniri 1 la 1
   
   Chiar dacă leadershipul companiei a adoptat politica de „ușă deschisă”, unii angajați vor prefera întotdeauna să comunice într-un cadru mai privat, mai ales în contextul muncii lor. Indiferent dacă alegi să ai întâlniri individuale săptămânale sau lunare, asigură-te că acestea sunt planificate ca evenimente recurente în calendarul tău
   
   Este acceptabil să ratezi ocazional o întâlnire, dar informează întotdeauna cealaltă persoană în prealabil. Dacă reprogramarezi sau anulezi constant aceste discuții, transmiți mesajul că nu prețuiești timpul sau opiniile angajaților tăi, ceea ce poate deteriora încrederea și duce la probleme de comunicare. Refacerea acestei încrederi și comunicări poate fi o adevărată provocare.
   
   Nu este nevoie să ai o agendă strict de afaceri pentru întâlnirile individuale, dar este benefic să te concentrezi asupra priorităților actuale, să stabilești obiective pe termen scurt și să afli dacă echipa ta dispune de timpul, resursele și informațiile necesare pentru a-și atinge obiectivele. De asemenea, este important să creezi un spațiu sigur pentru fiecare angajat în parte, unde să poată exprima orice preocupări pe care le-ar putea avea (fie că este vorba despre gradul lor de implicare, importanța lor pentru companie sau salariul lor) și să împărtășească idei noi de proiecte care ar putea fi valoroase pentru întreaga echipă.
   
   Dacă te confrunți cu o echipă care lucrează în mare parte de la distanță, comunicarea poate părea mai tensionată – dar aceasta este o situație remediabilă. Comunicarea la locul de muncă nu trebuie să se bazeze neapărat pe împărtășirea aceluiași spațiu de lucru. De fapt, planificarea unei întâlniri regulate prin videoconferință este probabil mai ușoară decât organizarea unui moment și a unui loc fizic regulat. Angajații tăi vor aprecia întotdeauna această flexibilitate
   
   
   
2. Programează ședințe săptămânale cu echipa
   
   Întâlnirile individuale sunt esențiale pentru a înțelege preocupările individuale, dar este la fel de important să te asiguri că toți angajații tăi sunt aliniați la obiectivele afacerii. Ședințele săptămânale de echipă reprezintă momentul perfect pentru ca fiecare angajat să-și împărtășească obiectivele pentru săptămâna respectivă, să evidențieze obstacolele și să afle informații cheie despre la ce lucrează ceilalți membri ai echipei. Rezultatul este o mai mare transparență, o comunicare îmbunătățită și mai multe oportunități pentru colaborare.
   
   Ședințele de echipă sunt, de asemenea, locul ideal pentru ca managerii să anunțe noi proiecte sau programe, progresul în atingerea obiectivelor echipei și orice altceva ar putea fi relevant. Alocă timp la finalul întâlnirii pentru o sesiune deschisă de Întrebări și Răspunsuri, unde fiecare angajat poate să pună întrebări și să își exprime preocupările în fața întregii echipe. Comunicările deschise promovează sentimentul de siguranță psihologică, impactând în continuare în mod pozitiv cultura companiei și afacerea în ansamblu.
   
   La Marketos începem săptămâna cu o ședință de echipă în care fiecare își împărtășește obiectivul principal pe care dorește să îl realizeze, alături de oricare alte proiecte la care lucrează în prezent. Apoi, la finalul săptămânii, ne adunăm cu toții pentru a împărtăși reușitele și eșecurile, urmate de o sesiune deschisă în care putem avea discuții și putem împărtăși experiențele cu echipa. Această deschidere, la rândul ei, formează baza pentru toată comunicarea la locul de muncă.
   
   
3. Follow up și minute
   
   Deși minutele nu sunt necesare în fiecare întâlnire, aceastea sunt deosebit de utile în cadrul întâlnirilor individuale și celor axate pe un proiect anume. În loc să stabilim termene și responsabilități doar verbal, este mult mai eficient ca cineva să ia notițe și să le împărtășească ulterior. Asigurarea faptului că toată lumea este sincronizată (sau se referă la același subiect) este crucială, mai ales atunci când comunicarea se realizează digital și o conexiune instabilă la internet poate lăsa un angajat fără informații esențiale.
   
   Scopul nu este de a evidenția pe cineva care nu își îndeplinește obiectivul sau care depășește un DDL, ci de a ne asigura că fiecare persoană înțelege ce i se cere. Aceasta garantează că fiecare angajat dispune de informațiile necesare pentru a acționa și își poate stabili prioritățile în consecință. De asemenea, este o modalitate excelentă de a identifica când anumite sarcini necesită detalii suplimentare sau când DDL trebuie ajustate.
   
   Pentru a păstra un echilibru, rotați persoana care se ocupă de notare și de comunicarea notelor ulterior. Țineți și notițele concise: limitați înregistrările de comunicare la cine face ce și până când. Pentru un proiect mai mare, poate fi util să clarificăm și posibilele contingente sau rezerve. Există alți angajați în companie care trebuie implicați? Sau există dependențe în companie care ar putea influența data de finalizare? Având înregistrări clare ale comunicărilor, va fi mult mai ușor să accesați resursele din restul afacerii.
   
   
4. Creează un mediu sigur pentru comunicare în cadrul organizației
   
   Pentru ca întâlnirile de echipă să fie productive, mai întâi trebuie să stabilești un sentiment de „siguranță psihologică” în rândul echipei tale. Siguranța psihologică este definită ca „abilitatea de a te exprima și de a te manifesta fără teama de consecințe negative asupra imaginii de sine, statutului sau carierei”. Comunicarea va fi mereu deficitara dacă fiecare angajat nu se simte în siguranță să comunice în proprii termeni.
   
   Practic, trebuie să creezi un mediu organizațional în care oamenii să se simtă confortabili exprimându-și ideile, criticând și punând întrebări care pot părea „prostești”. Atunci când se întâmplă acest lucru, angajații sunt mai dispuși să spună ceea ce gândesc cu adevărat, în loc să se conformeze pur și simplu. Comunicarea este valoroasă pentru afacerea ta doar dacă este sinceră.
   
   Una dintre cele mai bune metode de a crea siguranță psihologică este să dai exemplu prin comportamentul tău. Interoghează angajații atunci când ceva nu este clar. Recunoaște când ai făcut o greșeală sau când nu ai răspunsul la o întrebare. Ca manager, trebuie să controlezi cursul unei conversații și să observi când liniile de comunicare încep să se întrerupă. Dacă cineva este prea agresiv sau întrerupe constant, trebuie să creezi o oportunitate pentru ceilalți să comunice.
   
   
5. Explică impactul task-urilor pe care le dai
   
   A atribui unui angajat o sarcină fără nicio explicație sau informație despre de ce este importantă sau cum se încadrează în tabloul general este o cale sigură de a frustra oamenii din echipa ta. Pentru ca munca noastră să aibă mai mult înțeles, trebuie să simțim că contribuim la ceva mai mare decât noi înșine. Ca lider de oameni, comunicarea acestei valori este una dintre prioritățile tale cele mai înalte.
   
   Poate ai cerut cuiva să actualizeze manual câteva sute de înregistrări în CRM. Nu este cea mai stimulantă sarcină, dar ce-ar fi dacă ai explica că face parte dintr-o inițiativă mai mare de îmbogățire a noilor lead-uri, astfel încât echipa de vânzări să își atingă ținta trimestrială? Dintr-o dată, ai transformat o sarcină oarecum lipsită de sens în ceva care are o valoare reală pentru afacere, pur și simplu prin prioritizarea comunicării sincere.
   
   Nu vei putea întotdeauna să faci sarcinile mai semnificative. Uneori este mai bine să recunoști că ceva pur și simplu trebuie făcut, reiterându-ți angajamentul pentru o comunicare transparentă și cu înțeles. Sinceritatea va arăta angajaților tăi că poți empatiza cu situația lor și va ajuta la construirea încrederii. Astfel, când vei avea nevoie ca angajații tăi să colaboreze și să lucreze la sarcini mai puțin atractive, aceștia vor fi mai predispuși să se implice.
   
   
6. Feedback-ul constructiv este cel mai eficient
   
   Angajații au nevoie de feedback pentru a înțelege dacă îndeplinesc așteptările sau nu. Fără o comunicare eficientă – fie printr-o întâlnire față în față regulată, fie printr-o metodă digitală de feedback – acest pas poate deveni dificil, și aceasta este o problemă. Dacă feedback-ul este comunicat în mod inadecvat, acesta poate fi perceput ca un atac personal. Însă, când feedback-ul este constructiv, ajută angajații să înțeleagă ce fac bine și ce trebuie să facă pentru a se îmbunătăți. Pe termen lung, orice angajat va aprecia comunicarea eficientă în acest context.
   
   Iată câteva sfaturi pentru a comunica un feedback constructiv:
   
   • Bazează-ți feedback-ul pe observații și fapte, nu pe judecăți. Folosește exemple specifice când comunici, și utilizează verbe în loc de adjective pentru a descrie un anumit scenariu, de exemplu: „Am observat că l-ai întrerupt pe David înainte să termine de vorbit pentru a-ți prezenta propria idee”, în loc de „Poți fi destul de nepoliticos în ședințe și observ că întotdeauna întrerupi oamenii înainte să termine de vorbit.” Accentuarea problemelor cuiva în comunicare nu îl va face să comunice mai productiv.
   • Oferă angajaților șansa de a răspunde la feedback. Scopul acestei comunicări nu este ca un angajat să se apere sau să își justifice comportamentul, ci să obții perspectiva lor asupra unei situații particulare. Transformă feedback-ul într-o discuție ori de câte ori este posibil, astfel încât să poți colabora pentru a găsi o soluție – în loc să oferi doar sfaturi.
   • Gândește-te cum te-ai simți dacă ai primi același feedback. Jignit? Supărat? Defensiv? Atunci probabil că trebuie să îți ajustezi tonul, modul de prezentare și metodele de comunicare. Feedback-ul este o oportunitate de creștere, așa că ia în considerare cum te-ai simți primind feedback-ul pe care îl dai.
     
     
7. Comunicarea este un proces bidirecțional
   
   În calitate de manager, rolul tău nu este doar să dai ordine. Comunicarea eficientă trebuie să fie bidirecțională, ceea ce înseamnă să soliciți feedback pe ideile tale de la echipă, să oferi altora șansa de a vorbi în ședințe și să faci efortul de a asculta în schimb. Comunicarea nu este doar despre a furniza informații echipei tale, ci și despre a asculta și a interacționa cu părerile lor în orice situație dată.
   
   Este posibil să ai un obiectiv specific pe care dorești să-l atingă afacerea ta, dar deschiderea căilor de comunicare cu fiecare angajat în ceea ce privește modul de atingere a acestor obiective le va oferi un sentiment mai mare de autonomie și responsabilitate. La rândul său, oferind angajaților tăi posibilitatea de a-și comunica gândurile echipei și liderilor lor, va rezulta într-un angajament mai mare din partea lor atunci când vine vremea să-și joace rolul în execuție.
   
   Un pas important în dezvoltarea comunicării bidirecționale este recunoașterea faptului că fiecare angajat nu va comunica în același mod. De exemplu, o ședință de proiect neorganizată poate duce la preeminența angajaților extrovertiți și a ideilor lor – așadar, asigură-te că iei legătura și cu angajații mai retrași și introvertiți. Integrarea conversațiilor bidirecționale în cultura de comunicare a locului tău de muncă implică mai mult decât a oferi oportunități pentru angajați de a contribui la sfârșitul ședințelor.
   
   
8. Comunică cu angajații la un nivel personal
   
   Comunicarea nu constă doar în a te asigura că persoanele potrivite din organizația ta au informațiile corecte, ci și în capacitatea de a te conecta cu oamenii. Nu poți lăuda virtuțile comunicării într-o ședință și apoi să te retragi imediat într-un birou retras.
   
   Dă exemplul! Cunoaște-ți echipa dincolo de lumea afacerii tale – și pe ceilalți angajați de asemenea! Nu-ți face griji că ești prea personal în comunicarea ta: poate fi ceva atât de simplu precum a întreba despre weekend-ul lor, a-ți aminti numele partenerului lor sau a găsi câteva interese comune despre care puteți vorbi când conversația nu este concentrată pe o problemă legată de muncă.
   
   Ieșiți din locul de muncă din când în când. Capacitatea de a petrece timp cu colegii în afara unui mediu de lucru poate ajuta la construirea unor prietenii reale, ceea ce poate duce la o comunicare mai sinceră și un mediu de lucru mult mai suportiv și plăcut.
   
   Mai mult decât atât, recunoaște că angajații tăi la distanță se luptă probabil cu conexiunile de la locul de muncă. Atunci când comunicarea digitală este adesea limitată la discutarea unui proiect sau la revizuirea obiectivelor de afaceri pentru trimestru, este ușor ca angajații tăi să se simtă izolați și deconectați de echipa lor. Comunicarea nu este doar despre a împărtăși informații presante – ar trebui să aibă și o componentă personală.
   
   
9. Cunoaște valoarea Slack și a altor instrumente de comunicare
   
   În contextul în care munca la distanță și modelele de lucru hibrid devin tot mai răspândite, probabil ca echipa ta să nu fie întotdeauna în același loc în același timp. Și deși comunicarea față în față poate părea mai productivă decât conversațiile prin Slack sau un apel video, acest lucru nu înseamnă că angajații care nu sunt la locul de muncă ar trebui să fie tratați ca fiind mai puțin importanți. O comunicare eficientă se bazează pe înțelegerea fiecărei persoane și a nevoilor lor individuale.
   
   Instrumentele de mesagerie nu înlocuiesc în mod direct întâlnirile față în față, dar asta nu înseamnă că nu sunt eficiente. Slack și alte software-uri de mesagerie instant permit angajaților să împărtășească fișiere și să poarte conversații audio în timp real, replicând și, în unele moduri, îmbunătățind spațiul de lucru comun. Între timp, aplicațiile de conferințe video, precum Zoom, oferă o conexiune vizuală necesară de la un angajat la altul (sau chiar mai mulți!) – doar să nu obligi angajații să își țină mereu camerele pornite.
   
   Software-ul care facilitează comunicarea și partajarea informațiilor între angajați – indiferent de unde lucrează – ar trebui să fie piatra de temelie a oricărui mediu de lucru progresist în 2021. Considerarea comunicării față în față ca fiind soluția supremă va limita modul în care afacerea ta poate crește și evolua în această nouă lume a muncii. De aceea, includerea tuturor angajaților în toate comunicările (atunci când sunt relevante pentru poziția lor de muncă) este esențială.
   
   
10. Asigurați-vă că echipa poate furniza feedback confidențial
    
    Chiar și într-o lume ideală, există lucruri pe care oamenii le vor exprima confortabil doar în mod confidențial. Pentru ca afacerea dvs. să aibă o cultură care promovează comunicarea deschisă, trebuie să existe o oportunitate pentru angajați de a se exprima cu totală libertate, fără a fi judecați sau fără a li se cere socoteală.
    
    Oferind echipei un mod de a trimite feedback în mod confidențial, vi se oferă șansa, ca manager, de a descoperi probleme ascunse care îi afectează pe angajații dvs. și, implicit, întregul business. Ca întotdeauna, cu cât aveți mai multe informații, cu atât puteți răspunde mai bine nevoilor fiecărui angajat. Iar unicul mod de a aduna informații este să alegeți metoda de comunicare potrivită.
    
    Oferiți sondaje privind implicarea angajaților care ajută exact la acest lucru. Prin facilitarea unei comunicări confidențiale regulate (recomandăm la fiecare două săptămâni, sau chiar săptămânal), obțineți percepții pe care altfel le-ați fi pierdut – în special când angajații sunt departe de locul de muncă. De fapt, sondajele regulate ale angajaților unesc atât de multe dintre punctele pe care le-am menționat deja despre comunicare, de la furnizarea unui canal pentru conversații bidirecționale, până la încurajarea feedback-ului constructiv.
    
    Totuși, feedback-ul confidențial nu este limitat la o singură formă de comunicare. Pentru organizațiile mai mici, puteți utiliza un instrument precum SurveyMonkey pentru a colecta feedback-ul angajaților în mod regulat. Ceea ce este crucial este ca angajații dvs. să aibă un spațiu care este cu adevărat sigur pentru a-și exprima gândurile și sentimentele față de afacere. Acesta este cel mai bun mod pentru ca afacerea dvs. să evolueze.

Concluzie

• Verifică în mod regulat cum se simt angajații tăi, acordând o atenție specială persoanelor din grupuri marginalizate.
• Utilizează un limbaj care nu exclude sau ofensează.
• Recunoaște-ți prejudecățile atunci când iei în considerare promovări, recompensezi angajații sau alegi pe cine să adresezi într-o întâlnire.
• Încurajează un sentiment de apartenență, unind pe toată lumea într-un obiectiv comun.